Hợp tác là trụ cột của đội nào phân phối. Nếu bạn không làm việc trong cùng tòa nhà với đồng nghiệp hoặc người quản lý của bạn, làm thế nào để bạn kết nối, động não, giải quyết vấn đề và tiến triển cá nhân của bạn và mục tiêu kinh doanh?

Ngay cả khi bạn đang ở trong cùng một tòa nhà, bạn có thể dựa vào phương pháp phối hợp ảo để nhận được rất nhiều công việc thực hiện. Bao giờ gửi email cho ai đó hỏi một câu hỏi, chứ không phải bước xuống sảnh văn phòng của họ? Hoặc IM đồng nghiệp của bạn để hỏi làm thế nào cuối tuần của họ là, thay vì bắt họ trong phòng nghỉ cho một cuộc trò chuyện? Tôi đã đến thăm văn phòng, nơi tất cả mọi người mặc tai nghe và tôi có thể thấy họ được IMing nhau, mặc dù họ đã ngồi ngoài bãi.

Trong một bài viết trước, tôi cung cấp các bài học bằng 100 phần trăm các đội từ xa, dựa trên các cuộc phỏng vấn với hàng chục nhà lãnh đạo tại các công ty từ xa qua Remote.co. Chúng tôi cũng khảo sát các nhóm để xem những gì các công cụ họ dựa vào sự hợp tác và năng suất, chẳng hạn như hội nghị video, phần mềm quản lý dự án và sẻ màn hình. Kết quả từ 52 công ty từ xa là thú vị đối với các nhà lãnh đạo kinh doanh trong bất kỳ loại hình công ty, cho dù họ hoạt động trong một văn phòng truyền thống, một môi trường từ xa hoặc kết hợp cả hai.

Công cụ sử dụng hàng ngày: IM và quản lý dự án.
Hai công cụ thông tin liên lạc đã được xung quanh trong nhiều thập kỷ vẫn còn rất phổ biến trong các đội từ xa.

Eightyfour phần trăm của các đội bóng từ xa chúng tôi đã khảo sát sử dụng các chương trình nhắn tin tức hàng ngày để tương tác với đồng nghiệp. Hai chương trình phổ biến nhất là Slack và Google Chat. Mà so sánh với 51 phần trăm những người thực hiện các cuộc gọi điện thoại hàng ngày, cho dù trên điện thoại di động, đường đất hoặc VoIP. Có lẽ một chỉ số trong những cách thay đổi tất cả chúng ta giao tiếp cá nhân và chuyên nghiệp, 22 phần trăm số người được hỏi nói rằng họ "hiếm" hoặc "không bao giờ" điện thoại sử dụng các cuộc gọi để cộng tác hay giao tiếp với đội bóng của họ.

Công cụ cộng tác hàng ngày sử dụng phổ biến khác bao gồm phần mềm quản lý dự án (70 phần trăm) như Basecamp, Trello và Pivotal Tracker, và phần mềm cộng tác đội (76 phần trăm) như Slack, Yammer, HipChat và Google Drive.

Môi trường văn phòng ảo là một chủ đề phân cực. Đối với những người không quen thuộc (trong đó bao gồm 5 phần trăm của các công ty từ xa chúng tôi đã khảo sát), những nền tảng này có một kế hoạch chi tiết ảo hoặc bố cục của một văn phòng, tạo cho mỗi thành viên trong nhóm một "ghế" hay "văn phòng" để mọi người có thể nhìn thấy những người trong văn phòng khi họ là, để tương tác với nhau hơn nữa giá thuê văn phòng ảo là rất rẻ. Người được hỏi có biết về những nền tảng đã được phân chia giữa việc sử dụng loại này cho bạn hàng ngày (36 phần trăm) trên các nền tảng như Sococo và Sqwiggle, hoặc không bao giờ (47 phần trăm).

Liên quan: 44 Apps Đó Bật điện thoại thông minh của bạn vào một suất Powerhouse (Infographic)

Công cụ được sử dụng thường xuyên: Khi hình ảnh là quan trọng.
Mặc dù những công cụ này không được sử dụng hàng ngày của đa số các công ty được khảo sát từ xa chúng tôi, chúng được sử dụng thường xuyên. Theo kinh nghiệm của đội ngũ của riêng tôi, chia sẻ màn hình đặc biệt quan trọng để tránh sự nhầm lẫn và cung cấp rõ ràng khi người ta cần phải nhìn thấy những hình ảnh tương tự, chẳng hạn như thuyết trình hoặc văn bản được làm việc trên. Các cuộc gọi video không phải cái gì chúng ta thường sử dụng, nhưng họ làm thêm một yếu tố con người tốt đẹp khi utlized.

Năm mươi phần trăm số người được hỏi sử dụng chia sẻ thường xuyên, với các công cụ như GoToMeeting, Join.me, và Skype màn hình. Chỉ có 8 phần trăm của các công ty từ xa nói rằng họ hiếm khi sử dụng chia sẻ màn hình cho sự hợp tác, và không có công ty cho biết họ không bao giờ sử dụng chia sẻ màn hình.

Video sử dụng ba mươi chín phần trăm các cuộc gọi thường xuyên, chủ yếu là trên Google Hangouts và Skype. Mười sáu phần trăm ít khi hoặc không bao giờ sử dụng video như là một phần của sự hợp tác từ xa của họ.

Liên quan: 5 cách để đảm bảo nhân viên từ xa cảm thấy một phần của đội

Các công cụ được sử dụng nhiều cho sự hợp tác từ xa.
Trong tất cả các kết quả, tin nhắn tức thời và sẻ màn hình là những công cụ không thể thiếu chỉ cho thông tin liên lạc và phối hợp chỉ định bởi các công ty từ xa. Không có các công ty được khảo sát cho biết họ không bao giờ sử dụng những công cụ này, và hầu hết sử dụng chúng thường xuyên hoặc hàng ngày.

Các kết quả cũng chỉ ra rằng các công ty từ xa sử dụng một số sự kết hợp của các dịch vụ bên ngoài và nền tảng, và hệ thống home-grown để cộng tác. Với đội ngũ xây dựng độc đáo và thách thức phải đối mặt với văn hóa của công ty hoạt động hoàn toàn hầu như, nó làm cho cảm giác rằng không có một công cụ hiện có hoặc thiết lập các công cụ phù hợp với mọi công ty từ xa.

Trong tám năm qua công ty quản lý từ xa của riêng tôi, FlexJobs, tôi đã học được bạn phải tìm những gì tốt nhất cho công ty ảo của bạn. Chúng tôi đã sử dụng rất nhiều thử nghiệm và báo lỗi để thử nghiệm nền tảng hợp tác khác nhau và quá trình để tìm sự pha trộn quyền cho đội ngũ của chúng tôi. Trong khảo sát các 38 công ty từ xa, thì rõ ràng rằng từng đã nhận ra tầm quan trọng của việc tìm kiếm công cụ tốt nhất của công ty cá nhân của họ và thường xuyên kiểm tra các quan niệm của họ về những gì làm việc tốt nhất.